O gerenciamento de pessoas pode ser automatizado para otimizar o trabalho dos funcionários, desde que atenda às necessidades da empresa
Assim como muitas substituições do homem pela máquina, o avanço da tecnologia tem possibilitado automatizar alguns processos que consumiam muito tempo dos funcionários. É o caso do gerenciamento de pessoas, que agora pode ser realizado via plataformas on-line ao invés de tomar horas dos gestores diretos e dos departamentos de recursos humanos das empresas.
Plataformas deste tipo podem ser muito úteis para as empresas. As vantagens vão desde a óbvia otimização do tempo de cada funcionário até o acompanhamento do status de tarefas em tempo real, o aumento da produtividade das atividades executadas, a busca por novos candidatos para determinada vaga, a criação de treinamentos eficazes e o engajamento das equipes. O maior desafio, no entanto, está relacionado à cultura dos colaboradores, que nem sempre estão abertos para uma mudança na forma tradicional de gerenciamento de pessoas, e aos altos custos que a implementação podem representar no caixa.
No mercado, há diversas soluções capazes de auxiliar na gestão de pessoal. Eles podem ser softwares e os mais modernos já são em nuvem, podem ser totalmente personalizados para atender as necessidades de cada negócio e, ainda, podem ser acessados via celular. Com tanta variedade, empresas que estão pensando em aderir às plataformas de gerenciamento de pessoas precisam fazer uma pesquisa, já que os preços também variam muito.
O QUE ELAS PODEM FAZER PELA EMPRESA
Cada plataforma possui funções específicas, e é por isso que a flexibilização da solução escolhida é tão importante. Para alguns negócios, é mais interessante automatizar o processo de recrutamento e seleção do que o fluxo de trabalho, além de outras necessidades que o departamento de recursos humanos poderá apontar.
Entre as utilizações possíveis, as mais requisitadas são:
Recrutamento e seleção
Na hora de encontrar um novo funcionário, levando em consideração as exigências legais e as regras de cada negócio, é possível reduzir o tempo e o custo de contratação. De forma geral, os responsáveis por essa tarefa recebem a solicitação do gestor e o sistema avalia com fornecedores como agências de talentos cadastradas em seu banco de dados. A plataforma também é capaz de gerenciar etapas como realização de exame médico e treinamentos para os contratados.
Ponto
Essencial para monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores de acordo com as leis trabalhistas, uma plataforma usada para essa utilidade pode se integrar ao sistema da folha de pagamento para registrar ausências e hora extra, de acordo com o regime do funcionário. Também é possível automatizar o cumprimento das horas para os trabalhadores que estão irregulares, além de emitir relatórios que ajudam a tomar decisões relacionadas ao comprometimento e à situação de cada funcionário da empresa.
Fluxo de trabalho
Com a distribuição do fluxo de trabalho realizada via plataforma de gestão, a empresa consegue garantir agilidade, monitoramento e padronização dos processos em todas as suas áreas. De acordo com as demandas, cada funcionário recebe as tarefas a serem executadas com os prazos a serem cumpridos. Eles podem se comunicar para tirar dúvidas sobre uma demanda particular, uniformizando as informações, o que torna o trabalho menos propenso a equívocos.
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Comunicação
O uso de comunicadores que diminuem as trocas de e-mail ou as ligações telefônicas é essencial para as empresas que desejam reduzir custos e aumentar a sua eficiência. Incluir todos os colaboradores em um mesmo serviço de comunicação permite a troca de ideias e a descompressão. Além disso, é possível criar grupos de trabalho com todos os envolvidos em uma atividade para acompanhar o status e auxiliar com as dúvidas.
Dificuldade para implementação
Atualmente, o principal empecilho para implementar ou substituir uma plataforma de gestão de pessoas é a resistência dos funcionários, especialmente em empresas tradicionais ou que possuem muitos colaboradores de meia idade. Nem sempre as mudanças são bem aceitas por estes públicos, que estão acostumados a realizar uma operação manual e têm dificuldade em utilizar a tecnologia. Para driblar este problema, o RH precisa investir na comunicação interna, ainda mais quando são adotadas soluções completas que vão interferir no trabalho de toda a empresa, deixando claro os motivos para a automatização, oferecendo treinamento e se colocando à disposição para auxiliar com o manuseio das novidades.
Outra preocupação quando se pensa em instalar este tipo de plataforma é o custo. De fato, as soluções que não são flexíveis podem ter um alto custo para uma pequena ou média empresa, mesmo quando o valor pode ser negociado. Entretanto, é muito provável que este tipo de negócio não precise de uma plataforma que integre todos os trabalhos, e sim solucionar um único problema. Por isso, é preciso saber exatamente a necessidade que será sanada, e ficar atento para possíveis novas contribuições das soluções, desde que estejam dentro do orçamento disponível.
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